Mùa thu (tháng 10-11) là mùa gia hạn giấy phép SAP Business One cho hàng nghìn công ty. Đây là một lời nhắc hữu ích để đánh giá lại khoản đầu tư của bạn và giá trị bạn nhận được từ giải pháp SAP của mình.

Là đối tác của SAP Business One được chứng nhận với hơn 20 năm cung cấp và triển khai thành công SAP Business One Solutions, ICC - Innovative Group đã nghe rất nhiều câu chuyện từ các công ty đang nỗ lực làm cho hệ thống SAP hiện tại của họ hoạt động theo cách họ mong đợi. Từ các yêu cầu thay đổi chưa được giải quyết đến các hạn chế của hệ thống, các tổ chức này phải quyết định xem vấn đề là do phần mềm hay do sự hỗ trợ mà họ đang nhận được.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng trong hầu hết các trường hợp đó, các vấn đề cơ bản đều liên quan đến đối tác phần mềm (SAP Partner) chứ không phải bản thân hệ thống SAP. Đó thực sự là một tin tốt vì việc thay thế đối tác của bạn sẽ ít tốn kém và rắc rối hơn nhiều so với việc thay đổi hệ thống ERP cốt lõi của bạn!

Khi bạn đang cân nhắc việc ký vào khoản chi phí giấy phép SAP Business One hàng năm đó, trước tiên bạn nên suy nghĩ về những câu hỏi sau:

• Tôi có nhận được dịch vụ, hỗ trợ và đào tạo xứng đáng từ đối tác SAP hiện tại không?

• SAP Business One có hoạt động hiệu quả cho doanh nghiệp của chúng ta như chúng ta mong đợi không?

• Có dễ dàng điều chỉnh giải pháp SAP Business One của chúng tôi để phù hợp với nhu cầu thay đổi, kế hoạch dài hạn và sự phát triển kinh doanh của chúng tôi không?

Đối tác của bạn phải phản hồi nhanh, hỗ trợ và cung cấp các tùy chọn linh hoạt để đảm bảo SAP Business One được tối ưu hóa để phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn trả lời không cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này, hãy cân nhắc xem đối tác mới của SAP Business One có thể làm gì để cải thiện tình hình của bạn trước khi gia hạn giấy phép của bạn.

Dưới đây là 3 lý do hàng đầu khiến các tổ chức nhận thấy đã đến lúc cân nhắc trở thành đối tác đào tạo, dịch vụ và hỗ trợ mới của SAP Business One. Bạn sẽ tìm hiểu cách tận dụng đối tác mới để khởi động lại và nạp lại giải pháp SAP Business One của mình nhằm nhận được giá trị tối đa từ hệ thống mà bạn dựa vào để hợp lý hóa và quản lý các hoạt động hàng ngày của mình.

1. Bạn không nhận được dịch vụ đầy đủ từ Đối tác SAP Business One của mình

Quan hệ đối tác phần mềm phải là con đường hợp tác hai chiều. Khi bạn cam kết với một đối tác phần mềm ERP, bạn tin tưởng rằng họ sẽ thực hiện đúng thỏa thuận. Nhưng đôi khi, các công ty công nghệ không cung cấp dịch vụ như họ đã hứa khi thuyết phục bạn bán phần mềm lần đầu. Có vẻ như việc xác định “sự hỗ trợ tồi” có vẻ dễ dàng, nhưng đây là một vài ví dụ cụ thể về điều đó:

• Nếu các câu hỏi, câu hỏi và yêu cầu hỗ trợ SAP Business One của bạn không được trả lời trong nhiều ngày, nhiều tuần hoặc bị bỏ qua hoàn toàn, thì đối tác của bạn không ưu tiên bạn.

• Nếu các yêu cầu dự án nhỏ liên tục bị trì hoãn, thì đối tác của bạn không có mong muốn, nguồn lực hoặc lực lượng lao động cần thiết để duy trì và tối ưu hóa hệ thống SAP Business One của bạn.

• Nếu đối tác của bạn không thường xuyên liên lạc với bạn để trả lời các câu hỏi hoặc thông báo cho bạn về tin tức của SAP Business One, thì họ sẽ không quá quan tâm đến việc giúp bạn tận dụng tối đa hệ thống của mình.

• Nếu đối tác của bạn không cung cấp các lựa chọn đào tạo nâng cao hoặc tài nguyên đào tạo cho nhân viên mới, họ sẽ không lo lắng về thành công lâu dài của bạn với giải pháp này.

Thay vì phải xếp hàng chờ đợi, bạn nên có một đối tác nhanh nhạy có thể cung cấp dịch vụ và hỗ trợ cho bạn một cách nhanh chóng.

SAP Business One không phải là phần mềm “bán và phục vụ 1 lần” – đó là một giải pháp không ngừng phát triển, sẽ thay đổi và phát triển theo nhu cầu kinh doanh của bạn. Đó là lý do tại ICC, chúng tôi áp dụng cách tiếp cận chủ động để đặt khách hàng và doanh nghiệp của họ lên hàng đầu.

Các dịch vụ hỗ trợ SAP Business One của chúng tôi đảm bảo thời gian phản hồi nhanh chóng và được xử lý bởi cùng một nhóm chuyên gia tư vấn và nhà phát triển giàu kinh nghiệm, những người đã triển khai hệ thống của bạn ngay từ đầu. Ngoài ra, ngoài chương trình đào tạo thực hành chuyên sâu trước khi triển khai, chúng tôi còn cung cấp chương trình đào tạo liên tục và hướng dẫn miễn phí để giúp bạn mài giũa và mở rộng kỹ năng người dùng của mình.

2. Bạn bị ràng buộc với cấu hình hệ thống hoặc môi trường lưu trữ đối tác SAP Business One không linh hoạt

Nhiều đối tác của SAP sẽ độc quyền cung cấp cho khách hàng các tùy chọn và dịch vụ lưu trữ đám mây độc quyền để giảm bớt một số rủi ro trong việc quản lý môi trường của họ. Các đối tác này cung cấp giải pháp lưu trữ chia sẻ với máy chủ chuyên dụng, nâng cấp thường xuyên, truy cập 24/7, bảo vệ và sao lưu dữ liệu cũng như hỗ trợ. Mặc dù về mặt lý thuyết nghe có vẻ tuyệt vời nhưng thực tế là điều này thường có thể dẫn đến những hạn chế về những gì bạn có thể làm với hệ thống của mình. Và tất cả đều dựa trên khả năng của đối tác chứ không phải nhu cầu và yêu cầu của bạn.

Môi trường lưu trữ không linh hoạt có thể khiến khách hàng cảm thấy bị bó buộc, không có lựa chọn nào khác để tiến về phía trước và phát triển. Hãy xem một số ví dụ thực tế:

• Sử dụng đám mây SAP hoặc các dịch vụ tương tự kết hợp với trung tâm điều khiển đám mây. Mặc dù trung tâm điều khiển đám mây là một trong những tùy chọn lưu trữ hợp lý nhất và thường được sử dụng trong thiết lập nhiều người thuê, một trong những vấn đề quan trọng nhất là bạn không thể tận dụng tất cả tiện ích bổ sung trong môi trường này. Bạn bị giới hạn trong những gì bạn có thể và không thể sử dụng, bất kể yêu cầu hiện tại hay tương lai. Vấn đề còn lại là nâng cấp. Trong đám mây SAP, các bản nâng cấp được lên lịch bất kể chu kỳ kinh doanh của bạn. Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu họ lên lịch nâng cấp vào thời điểm bận rộn nhất trong năm của bạn?

• Một số đối tác lớn hơn đã phát triển giải pháp đám mây của riêng họ trong AWS/Google hoặc các môi trường tùy chỉnh khác. Mặc dù đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các công ty nhỏ hơn không có tài nguyên hoặc cơ sở hạ tầng để dành cho đám mây, nhưng nhiều tổ chức không muốn sử dụng đám mây hoàn chỉnh hoặc muốn duy trì nhiều quyền kiểm soát hoạt động kinh doanh của mình nhất có thể. Đám mây có thể được phân phối theo nhiều cách và các đối tác cần có khả năng cung cấp những lựa chọn đó.

-

• Chỉ SQL – vâng, vẫn có một số đối tác không cung cấp môi trường SAP HANA. Tại sao? Để minh bạch, nhiều người không có cơ sở hạ tầng hoặc tài nguyên nội bộ cho HANA. Một lý do khác là họ đã tạo ra một số sản phẩm xoay quanh phân tích, vì vậy khách hàng SQL sẽ không phải chuyển đổi. Nếu họ cung cấp HANA, họ sẽ phải chuyển đổi tất cả sản phẩm của mình sang HANA và nhiều ứng dụng kiếm tiền nhỏ của họ sẽ trở nên vô dụng với chức năng gốc của nó.

Có rất nhiều lựa chọn về cơ sở hạ tầng và triển khai, đồng thời nhiệm vụ của đối tác là có thể đưa ra những lựa chọn đó chứ không chỉ “bán những gì có trong túi của họ”. Tại ICC - Innovative Group , chúng tôi có các khách hàng đặt data tại cơ sở của họ, trong dịch vụ cloud của chúng tôi, trong đám mây riêng tư và đám mây bán riêng tư. Về cơ bản, dù SAP Business One được phân phối theo cách nào, chúng tôi cũng sẽ xem xét phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Cách tiếp cận của chúng tôi là làm việc trong khuôn khổ hiện tại của bạn để có được các tài nguyên cần thiết chứ không phải thay thế toàn bộ.

3. Việc triển khai SAP Business One của bạn không đáp ứng được kỳ vọng

Khi bạn bắt đầu quá trình triển khai SAP Business One, đối tác của bạn sẽ biết doanh nghiệp của bạn từ trong ra ngoài. Họ chịu trách nhiệm tìm hiểu về con người, quy trình, cơ sở hạ tầng và văn hóa của bạn, đồng thời đưa ra các giai đoạn dự án chi tiết, lịch trình và ngân sách dự án có thể đạt được cũng như các mục tiêu và kỳ vọng được xác định rõ ràng.

Các đối tác phần mềm biết rằng bạn không có kiến thức và kinh nghiệm để tự cài đặt, định cấu hình và đào tạo về ERP (nếu có, có thể bạn đang kinh doanh phần mềm và sẽ không cần đến chúng). Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch và truyền thông toàn diện là rất quan trọng đối với sự thành công của một dự án triển khai ERP. Mặc dù tất cả chúng tôi đều cung cấp các dịch vụ và phần mềm giống nhau nhưng mỗi đối tác đều có sự kết hợp độc đáo giữa các nguồn lực, chuyên môn và phương pháp dự án.

Vấn đề xảy ra khi những kỳ vọng mà các bạn đã đồng ý không được đáp ứng. Bạn không nhận được tất cả các tính năng như mong muốn, mô-đun cốt lõi không hoạt động theo cách doanh nghiệp của bạn vận hành, nhân viên của bạn không được đào tạo đầy đủ để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả và danh sách này vẫn tiếp tục. Bạn có thể cảm thấy khó chịu khi thực hiện một khoản đầu tư đáng kể và không thấy được kết quả như mong đợi.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, SAP Business One là một hệ thống cực kỳ linh hoạt được xây dựng dành riêng cho các doanh nghiệp đang phát triển và thay đổi nhanh chóng. Vì vậy, nếu hệ thống không hoạt động như bình thường thì nguyên nhân thường không phải là phần mềm. Không ai có quả cầu pha lê và có thể dự đoán việc triển khai sẽ thất bại, nhưng có nhiều cách để bạn có thể chọn đối tác phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình, nạp lại năng lượng cho hệ thống để hoạt động cho bạn và đạt được thành công lâu dài với khoản đầu tư vào SAP của mình.

Việc tìm kiếm một Đối tác SAP Business One tuyệt vời quan tâm đến lợi ích tốt nhất của bạn có thể mất một chút thời gian nhưng sẽ mang lại lợi ích về lâu dài. Nếu bạn nghiêm túc về việc cân nhắc việc thay đổi đối tác, hãy tải xuống hướng dẫn lựa chọn đối tác của chúng tôi bên dưới.

Rủi ro khi hợp tác với Đối tác SAP Business One không phù hợp

Nhìn bề ngoài, việc hợp tác với đối tác SAP Business One hiện tại của bạn có vẻ thuận tiện hơn. Việc chuyển sang một đối tác mới đòi hỏi bạn phải thực hiện những công việc dường như dư thừa mà bạn đã làm khi chọn đối tác mà bạn đã có. Chúng tôi hiểu điều đó; đó không phải là tình huống mà ai cũng muốn rơi vào.

Tuy nhiên, có một số rủi ro đáng kể khi hợp tác với đối tác SAP không mang lại kết quả mà bạn cần. Đây chỉ là một vài trong số đó:

• Chi phí hàng năm cao: Mặc dù SAP Business One là một giải pháp ERP có giá cả phải chăng nhưng sẽ lãng phí tiền bạc và nguồn lực nếu nó không cung cấp những gì bạn cần. Ví dụ: hãy nghĩ đến thời gian và số tiền bỏ ra để phát triển các giải pháp thay thế hoặc bảo trì và quản lý các hệ thống phần mềm cũ hơn để cung cấp cho nhân viên dữ liệu và chức năng để thực hiện công việc hàng ngày của họ.

• Trãi nghiệm kém từ nhân viên: Nếu bạn chỉ nhận được một vài bài thuyết trình đào tạo ngắn gọn về ERP từ đối tác của mình thì rất có thể nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thất vọng với hệ thống. Việc đào tạo không đầy đủ và thiếu sự hỗ trợ trong một môi trường xa lạ (có thể không hoạt động bình thường) khiến việc thực hiện công việc trở nên khó khăn hơn nhiều so với mức cần thiết.

• Rủi ro bảo mật: Nếu đối tác không phản hồi và không hiểu đầy đủ về doanh nghiệp của bạn, thì bạn không thể đảm bảo rằng họ sẽ cập nhật các bản nâng cấp và bản vá cần thiết để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn.

• Cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ và tăng trưởng chậm trễ: Giả sử hệ thống SAP Business One của bạn không được cấu hình và triển khai đúng cách. Trong trường hợp đó, bạn đang bỏ lỡ dữ liệu quan trọng có thể giúp đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh giúp phát triển doanh nghiệp của bạn và giúp bạn dẫn đầu đối thủ cạnh tranh.

Điều đó có nghĩa là, sự thuận tiện khi ở bên một đối tác phần mềm không phù hợp cũng sẽ đi kèm với vô số vấn đề đau đầu, thất vọng và phức tạp. Phí gia hạn hàng năm có xứng đáng với dịch vụ và hỗ trợ kém không?

Mối quan hệ đối tác tốt đẹp của SAP Business One trông như thế nào

Hầu hết chúng ta đều cho rằng mình biết thế nào là một mối quan hệ tốt với đối tác phần mềm, nhưng nếu được yêu cầu trình bày rõ ràng và viết nó ra giấy thì đó có thể là một thách thức. Trước tiên, có thể hữu ích nếu bạn nghĩ về điều gì có thể được coi là mối quan hệ đối tác tiêu cực.

Sự mất cân bằng quyền lực là dấu hiệu quan trọng của một mối quan hệ tiêu cực. Một danh tiếng đáng tiếc nhưng lại có được đã phát triển trong lĩnh vực công nghệ và CNTT, nơi các công ty công nghệ thường nắm giữ phần lớn quyền lực, giao phó quyền quản lý cơ sở hạ tầng quan trọng cho khách hàng. Thật không may, nó phổ biến đến mức gần như đã được bình thường hóa.

Đó không phải là sự hợp tác.

Đó cũng không phải là mục đích của việc trở thành đối tác CNTT. Các công ty đối tác phần mềm và CNTT nên tồn tại để giúp doanh nghiệp và con người của bạn hoạt động tối ưu nhất có thể để đạt được mục tiêu của bạn. Mục đích của công nghệ là làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Vậy mối quan hệ đối tác phần mềm SAP Business One cân bằng và tích cực sẽ như thế nào? Một đối tác hợp tác, có đi có lại và tôn trọng nên:

• Hỏi bạn nhiều câu hỏi để hiểu ngành và hoạt động kinh doanh cụ thể của bạn

• Cung cấp nhiều giải pháp và dịch vụ lưu trữ linh hoạt, linh hoạt của SAP Business One để giúp bạn chọn tùy chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của mình

• Cung cấp kinh nghiệm sâu rộng về triển khai, tối ưu hóa, đào tạo và hỗ trợ nhiều hệ thống ERP, không chỉ SAP Business One

• Tập trung vào việc thiết lập SAP Business One sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn ngay bây giờ và có thể mở rộng trong tương lai khi bạn phát triển

• Không bao giờ bán thêm hoặc bán quá mức các tính năng mà bạn không cần ngay bây giờ

• Đưa ra tiến trình thực tế, kế hoạch dự án chi tiết và ngân sách mà họ tuân thủ chặt chẽ nhất có thể

• Cung cấp các gói dịch vụ, hỗ trợ và đào tạo toàn diện để đảm bảo nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả trong hệ thống và nhận được câu trả lời cho mọi câu hỏi nhanh nhất có thể

• Trả lời các câu hỏi và yêu cầu dịch vụ của bạn, đưa ra kỳ vọng rõ ràng về phản hồi và tiến trình giải quyết, đồng thời cập nhật liên tục về trạng thái hoặc bất kỳ thay đổi nào

Với nhiều thập kỷ kinh doanh hỗ trợ các hệ thống ERP, ICC - Innovative Group là một đối tác phần mềm đáng tin cậy không chỉ cung cấp các giải pháp, triển khai và hỗ trợ SAP Business One. Khi bắt đầu mối quan hệ với khách hàng mới, chúng tôi tập trung vào những gì tốt nhất cho bạn. Nếu không thể đưa ra giải pháp đó, chúng ta sẽ tự loại bỏ cơ hội và đưa ra lời khuyên tốt nhất.

Vì vậy, nếu bạn đang phân vân về việc gia hạn với đối tác SAP Business One của mình, tại sao không thử cùng chúng tôi xem? Chúng tôi đang cung cấp miễn phí dịch vụ tư vấn hoặc đánh giá hệ thống SAP Business One, trong đó chúng tôi sẽ trả lời các câu hỏi của bạn, chỉ cho bạn 'cách thực hiện', thực hiện đánh giá tùy chỉnh cho hệ thống hiện tại của bạn hoặc bất kỳ điều gì khác mà bạn cần.